SaaS vs Oprogramowanie Dedykowane - kiedy gotowe rozwiązanie przestaje się opłacać?

Pięć lat temu decyzja była prosta. Wybór SaaS – czyli wynajem gotowego oprogramowania w miesięcznym abonamencie – oznaczał niski próg wejścia, szybki start i przewidywalne koszty. Dedykowane oprogramowanie kojarzyło się z dużym budżetem, długim wdrożeniem i ryzykiem.

Nie dlatego, że SaaS się pogorszył - nadal jest świetnym wyborem dla wielu firm. Zmienił się natomiast koszt i czas tworzenia oprogramowania na zamówienie. Programowanie wspomagane AI przyspieszyło pracę programistów o 30-60%. Projekty, które trzy lata temu wymagały 800 godzin, dziś można zrealizować w 300-600.

To zmienia punkt, w którym oprogramowanie dedykowane zaczyna się opłacać.

W tym artykule pokażemy:

Zacznijmy od tego, kiedy SaaS ma sens. Bo wbrew pozorom - w wielu przypadkach to nadal najrozsądniejsza opcja.

Księgowość, CRM, HR, zarządzanie projektami - to obszary, w których większość firm działa podobnie. Jeśli Twój proces sprzedaży nie różni się znacząco od innych firm w branży, gotowy CRM będzie wystarczający.

SaaS działa świetnie, gdy możesz dostosować swoje procesy do systemu, a nie odwrotnie. I nie ma w tym nic złego - standaryzacja bywa zaletą.

W przypadku 5–15 osób korzyści płynące z dedykowanego rozwiązania są ograniczone. Koszty wdrożenia rozkładają się na mniejszą liczbę użytkowników. SaaS za 50–100 PLN miesięcznie od osoby może być bardziej opłacalne niż system kosztujący 100–200 tysięcy PLN.

Wdrożenie SaaS to często kwestia kilku dni, a dedykowane oprogramowanie zwykle zajmuje co najmniej 2–3 miesiące. Jeśli czas ma kluczowe znaczenie - startujecie z nowym produktem, wchodzicie na rynek albo musicie uruchomić coś „na wczoraj” - gotowe rozwiązanie pozwala ruszyć niemal od razu.

Realistycznie patrząc: podstawowy projekt dedykowany zaczyna się od 30-50 tysięcy złotych. Jeśli nie macie takiego budżetu na IT, SaaS pozwala ruszyć do przodu bez dużej inwestycji początkowej.

To ważny sygnał. Jeśli korzystasz z SaaS i widzisz, że plan rozwoju systemu jest spójny z Twoimi potrzebami - dostawca regularnie dodaje funkcje, z których realnie korzystasz i reaguje na feedback - to bardzo dobry znak. Płacisz mniej, a rozwój produktu w praktyce masz w cenie.

Problem z SaaS polega na tym, że ograniczenia narastają stopniowo. Na początku wszystko działa. Potem pojawiają się pierwsze obejścia. Potem kolejne. W pewnym momencie połowa pracy odbywa się poza systemem.

Oto sygnały, które warto zauważyć:

Wiele systemów SaaS to rozbudowane kombajny. Kupujesz pakiet Enterprise, bo potrzebujesz jednej konkretnej funkcji. Pozostałe 90 modułów leży nieużywane, ale za nie płacisz.

To nie problem sam w sobie. Problemem staje się, gdy ta jedna funkcja, której potrzebujesz, nadal działa inaczej niż byś chciał.

Kiedy system nie daje się dopasować do tego, jak ludzie naprawdę pracują, zaczynają się „obejścia”. Najczęściej wygląda to tak, że obok systemu żyje sobie Excel. Ktoś dopisuje brakujące rzeczy w arkuszu, potem ktoś inny kopiuje dane z miejsca na miejsce i szybko robi się bałagan. Po chwili nikt już nie jest pewien, co jest prawdą: to w systemie czy to w pliku. A skoro trzeba ratować się Excelem, to znak, że system po prostu nie dowozi tego, czego potrzebujecie na co dzień.

Zgłosiłeś producentowi SaaS zapotrzebowanie na konkretną funkcjonalność. Otrzymałeś odpowiedź: "Dzięki za feedback, dodaliśmy do roadmapy".

Minął rok. Funkcji nadal nie ma.

To normalne - dostawca SaaS musi godzić potrzeby tysięcy klientów. Twoja specyficzna potrzeba może nigdy nie trafić na listę priorytetów. Kluczowe pytanie brzmi: jak długo możesz na to czekać?

Model SaaS opiera się na przewidywalnych przychodach dla dostawcy. Często oznacza to coroczne podwyżki - 10%, 20%, czasem więcej.

Sam wzrost cen nie musi być problemem. Problem zaczyna się dopiero wtedy, gdy:

W takiej sytuacji akceptujesz kolejne podwyżki, bo zamiennik jest kosztowny. To naturalna konsekwencja modelu SaaS - nie jest zła sama w sobie, ale warto ją świadomie brać pod uwagę.

Twój biznes się zmienia – wchodzisz na nowe rynki, modyfikujesz ceny albo dorzucasz nowe usługi. Tymczasem system ma sztywne ramy: potrzebujesz pięciu kategorii klientów, a program pozwala tylko na trzy.

W efekcie to Ty musisz naginać swoje procesy do tego, co potrafi aplikacja. Płacisz za oprogramowanie, a potem i tak tracisz czas na szukanie alternatywnych rozwiązań, bo narzędzie nie pozwala Ci wdrożyć własnych pomysłów.

Przez lata głównym argumentem za SaaS był koszt. Jeszcze niedawno dedykowane oprogramowanie często wymagało budżetu 300–500 tysięcy złotych i kilkunastu miesięcy pracy. Dla większości firm ten poziom inwestycji był poza zasięgiem.

W 2026 te liczby wyglądają inaczej.

Programiści korzystają dziś z narzędzi takich jak GitHub Copilot, Claude Code, Cursor. Te narzędzia nie zastępują programistów - ale wyraźnie przyspieszają ich pracę.

W praktyce widzimy:

Projekt, który w 2021 roku wymagał 800 godzin pracy, w 2026 może wymagać 300-600. To przekłada się bezpośrednio na cenę.

Przy stawce 200 zł/h:

Różnica to około 70 tysięcy złotych.

Nie wszystko jest tańsze. AI przyspiesza pisanie kodu, ale:

W praktyce oznacza to, że próg wejścia w dedykowane rozwiązanie jest dziś niższy, ale końcowa cena nadal zależy od wymagań, jakości i integracji z istniejącym środowiskiem.

I tu dochodzimy do sedna. Jeśli kiedyś dedykowane oprogramowanie opłacało się przy kosztach SaaS rzędu 5-10 tysięcy złotych miesięcznie, dziś ten próg może wynosić 3-5 tysięcy.

Firmy, dla których oprogramowanie dedykowane było "za drogi", mogą dziś policzyć na nowo.

Oto praktyczny sposób na porównanie obu opcji. Nie jest idealny - każda firma ma swoją specyfikę - ale pozwala ocenić, co ma większy sens.

Nie tylko miesięczną opłatę. Uwzględnij:

Bezpośrednie koszty:

Ukryte koszty:

Przykład:

10 osób × 2h × 100 zł/h × 150 tyg = 300 000 zł

Razem: ~390 000 zł w 3 lata

Koszty początkowe:

Koszty utrzymania (rocznie):

Przykład:

Razem: ~250 000 zł w 3 lata

W przykładzie powyżej oprogramowanie dedykowane wychodzi taniej. Ale to uproszczenie - w Twojej firmie liczby mogą wyglądać inaczej.

Dodatkowe czynniki do rozważenia:

Na podstawie tego, co widzimy u klientów:

Nie musisz wybierać jednej drogi. Możesz:

Przykład: firma produkcyjna korzysta z SaaS do zarządzania firmą, ale kontrolę jakości ma w dedykowanym systemie, bo funkcje w SaaS nie wystarczały na audyty.

SaaS i oprogramowanie dedykowane to dwa różne podejścia. Żadne nie jest obiektywnie lepsze - każde pasuje do innych sytuacji.

Zmienił się natomiast próg opłacalności. Programowanie wspierane AI obniżyło koszty tworzenia systemów o 30-60%. Projekty, które trzy lata temu były poza zasięgiem średniej firmy, dziś są często realne.

Warto przeliczyć na nowo, szczególnie jeśli:

Pomożemy porównać koszty obu opcji w Twoim przypadku. Bez zobowiązań - jeśli SaaS będzie lepszym wyborem, jasno to zakomunikujemy.