Firmy, niezależnie od wielkości i branży, nie są w stanie obejść się bez narzędzi technologicznych: komputerów, urządzeń mobilnych, oprogramowania biurowego, finansowego i komunikacyjnego. Dla dobrego funkcjonowania firmy konieczne jest bezproblemowe funkcjonowanie wszystkich tych systemów. Oznacza to konieczność zatrudnienia informatyka. Większe organizacje budują własny zespół specjalistów IT, co oznacza spore koszty.
Dla wielu firm konieczność posiadania własnego działu IT wydaje się nie mieć żadnej alternatywy. Najczęściej wychodzą z założenia, że narzędzia, od których zależy funkcjonowanie firmy, powinny być pod jej kontrolą. To oczywiście słuszne rozumowanie, ale jak się okazuje, w wielu firmach to raczej problem, niż jego rozwiązanie.
Budowa, utrzymanie i rozwój własnego działu IT to zadanie wymagające odpowiedniego zaplanowania, stałego budżetu i kompetentnych ludzi. Stworzenie własnego zespołu IT wymaga więc sporego doświadczenia. Zapewnienie finansowania na jego działalność będzie spędzało sen z powiek zarządowi, a znalezienie i pozyskanie z rynku kompetentnych pracowników może okazać się prawdziwym wyzwaniem.
Jaka może być zatem alternatywa? Zamiast za wszelką cenę dążyć do budowy czy utrzymania rozbudowanego działu IT, można zdecydować się na outsourcing, czyli powierzenie części zadań lub projektów firmom zewnętrznym.
Już niemal 100 lat temu Henry Ford, geniusz industrializacji, stwierdził: „Jeśli jest coś, czego nie potrafimy zrobić wydajniej, taniej i lepiej niż konkurenci, nie ma sensu, żebyśmy to robili i powinniśmy zatrudnić do tej pracy kogoś, kto zrobi to lepiej niż my”.
Na czym dokładnie polega outsourcing IT?
Sam outsourcing to praktyka biznesowa, która polega na zlecaniu zewnętrznym firmom realizowania zadań, którymi nie chcesz się zajmować wewnętrznie. W kontekście tego wpisu mówimy zatem o wynajmie programistów.
Wynajem taki może przybierać różne formy. Często jego rodzaje dzieli się w zależności od tego, jak ma wyglądać relacja pomiędzy klientem (firmą wynajmującą innych developerów), a outsourcerem (firmą świadczącą tego typu usługi):
✅ Poszerzenie zespołu – w tym przypadku odpowiedzialność za projekt spoczywa na kliencie, a rolą wynajętych specjalistów jest przede wszystkim wspieranie głównego zespołu.
✅ Wynajęcie zespołu – odpowiedzialność za projekt rozkłada się mniej więcej równo między klientem a outsourcerem. Obie strony muszą ustalić, nad czym dokładnie pracują.
✅ Zlecenie projektu – większość odpowiedzialności spoczywa tutaj na dostawcy usług outsourcingu, który praktycznie zaczyna i kończy projekt samodzielnie.
Jakie zalety niesie za sobą outsourcing IT?
Model ten jest bardzo elastyczny. Nie musimy sprawdzać każdego pracownika pod kątem przydatności w projekcie. Usługa ta najlepiej sprawdza się w firmach, które szybko się rozwijają i mają nadmiar zleceń.
Jest przydatny, kiedy budujemy jakiś system informatyczny, ale nie możemy pozwolić sobie na kilkumiesięczne przesunięcie startu projektu tylko ze względu na przeciągającą się rekrutację.
Ponadto możemy zakupić usługę wsparcia tylko na wycinek infrastruktury, w której naszym pracownikom brakuje kompetencji lub nie mają czasu tym wycinkiem infrastruktury się zajmować.
Niewątpliwą zaletą reprezentowaną przez outsourcing IT jest redukcja kosztów. Przedsiębiorstwo nie musi inwestować w szkolenia czy zaplecze techniczne, gdyż obsługa informatyczna leży w gestii zewnętrznego partnera.
Jeżeli porównamy koszt etatu informatyka z rozległą wiedzą ze wszystkich dziedzin informatyki z kosztem outsourcingu, to będzie on dla firmy bardziej opłacalny. Dodatkowo zyskujemy gwarancję wykonania usług oraz doświadczenie całej firmy, która podejmuje się świadczyć usługi outsourcingu. Nie zapominajmy, że cena usługi jest w 100% kosztem prowadzenia działalności gospodarczej.
Kolejną zaletą jest ograniczenie problemów kadrowych. Jeżeli firma posiada tylko jednego informatyka, to jego nawet chwilowy brak jest zdecydowanie niepożądanym zjawiskiem. Umowa outsourcingowa całą odpowiedzialność za świadczenie usług przenosi na outsourcera. Nie musimy się martwić czy pracownik outsourcingu jest chory, czy też niedostępny w danej chwili.
Decydując się na outsourcing, zyskujemy dostęp do wiedzy o nowych technologiach. Profesjonalne firmy outsourcingowe nieustannie rozwijają kompetencje swoich pracowników. W takiej sytuacji firma nie musi wydawać dodatkowych pieniędzy na szkolenia, ale może korzystać z doświadczenia partnera outsourcingowego. Dzięki temu można skrócić czas wdrożeń, serwisów oraz mniej angażować wewnętrzny zespół.
Kiedy zatem warto zdecydować się na wynajem programistów?
Zanim postanowimy skorzystać z outsourcingu, powinniśmy mieć pewność, że faktycznie takie rozwiązanie będzie opłacalne. Oto kilka czynników, które mogą zaważyć o tym, czy outsourcing IT będzie dobrym wyjściem.
✅ Brak czasu na prace developerskie.
Rozwijanie oprogramowania może być nieraz bardzo czasochłonne. Jeśli mamy wewnętrzny zespół programistów, zapewne ma on wiele ważnych zadań. Liczne projekty wymagają szybkiej reakcji (np. wadliwe funkcjonowanie platformy e-commerce). W takich sytuacjach outsourcing programistów wydaje się lepszym rozwiązaniem.
✅ Brak doświadczenia w danej technologii.
Jeśli zależy nam na jakości wykonania danego projektu programistycznego, a trudno znaleźć odpowiednich specjalistów, skorzystanie z zewnętrznych usług będzie dobrym wyborem. Wynajmując ekspertów, ograniczymy koszty związane z szybkim i intensywnym doszkalaniem swojego zespołu, a także potencjalnie zyskamy lepszą jakość rozwiązania.
✅Kwestie finansowe.
W wielu przypadkach zlecanie zadań developerskich na zewnątrz jest znacznie korzystniejsze pod względem finansowym. W przypadku wynajmu programistów nie musimy brać pod uwagę takich dodatkowych kosztów jak ubezpieczenie, chorobowe, urlop czy szkolenia. Wszystkie te czynniki w dużym stopniu przyczyniają się do wysokich kosztów utrzymania specjalistów in-house.
Tak więc outsourcing IT jest szczególnie zalecany, gdy zależy nam na czasie oraz na szybkiej i wydajnej realizacji projektu.
Jakie wady ma ten model?
Jako argument na „nie” możemy zaliczyć nakład pracy, jaki musimy włożyć, by dokonać wyboru odpowiedniego partnera outsourcingowego. Musimy poświęcić czas na sprawdzenie kompetencji, opinii na rynku oraz relacji z klientami.
Pamiętajmy też, że brak nadzoru nad firmą outsourcingową może spowodować nieodwracalne straty zarówno finansowe, jak i wizerunkowe dla firmy korzystającej z outsourcingu.
Kiedy jednak należy rozważyć własny dział IT?
Budowa własnego działu IT to rozwiązanie dla największych graczy. Jeżeli nasza działalność wymaga stałej obsługi informatycznej, a ponadto chcemy wdrażać nowe, w pełni spersonalizowane rozwiązania, być może potrzebujemy własnego działu IT. Z pewnością będzie to dobre rozwiązanie, kiedy planujemy duże projekty z kilkuletnią ramą czasową. Własny zespół 100% swojej uwagi będzie poświęcać wyłącznie naszej firmie.
Własny dział IT nie wyklucza jednak w pełni outsourcingu. Przede wszystkim wciąż możemy outsourcingować poszczególne obszary, które nie wymagają tyle zaangażowania. Można przykładowo posiadać własnego administratora w głównej siedzibie firmy, który czuwa nad pracami wykonywanymi przez firmę outsourcingową.