Onboarding, jak dobrze wdrożyć nowego pracownika do zespołu?

Zatrudnienie nowego członka zespołu to dopiero połowa sukcesu. Kolejnym istotnym etapem jest jego wdrożenie. Nowy pracownik musi pokonać pewien próg wejścia, który jest spowodowany użyciem odmiennych systemów, technologii, nieco innych praktyk pracy, a także koniecznością poznania konkretnego projektu.

Onboarding w IT jest szczególnie istotnym procesem, bo branżę charakteryzuje duża rotacja pracowników, a każdy specjalista jest na wagę złota. Dlatego firmom IT zależy na utrzymaniu pracownika w firmie jak najdłużej.

Onboarding to pierwsze zetknięcie pracownika z kulturą firmy, które jest takim pierwszym wrażeniem, trudnym do zatarcia przez długi czas. Pamiętajmy, że pierwsze wrażenie można wywrzeć tylko raz. Warto więc przyjrzeć się mu bliżej, poznać dobre praktyki onboardingu i przygotować listę zadań niezbędnych podczas wdrażania każdego nowego członka zespołu.

Onboarding to proces, w którym pracownik jest zapoznawany ze społecznymi, technicznymi i organizacyjnymi aspektami swojej nowej pracy. Formalnym zadaniem onboardingu jest takie wdrożenie pracownika do nowych zadań i procesów firmowych, żeby był w stanie szybko i skutecznie zacząć działać w obszarze, do którego go zatrudniliśmy.

Równie istotnym zadaniem jest sprawić, by nowy pracownik czuł się oczekiwany i zaopiekowany. Żeby wiedział, co go czeka, i czuł nasze wsparcie.

I ostatnie, żeby miał szansę zweryfikować, czy obietnica, którą złożyła mu firma podczas rekrutacji, została spełniona.

W ramach procesu nowy pracownik uczy się o postawach, kompetencjach, kulturze firmy, oczekiwaniach menedżerów wobec zespołów i zachowaniach wymaganych w organizacji, aby ta sprawnie funkcjonowała.

Przede wszystkim zmniejszenie rotacji pracowników i poprawa retencji.

Dobrze wdrożony pracownik z pewnością szybciej i lepiej sie zaaklimatyzuje i na dłużej z nami zostanie.

Aklimatyzacja pracownika w firmie jest dla niego bardzo ważna. Nie tylko potrzebuje on zrozumieć, jaka jest jego rola w firmie, ale też jakie role pełnią ludzie wokół niego i na czyje wsparcie może liczyć. Ustalenie oczekiwań firmy wobec pracownika i pracownika wobec firmy rozwiąże wiele wątpliwości, które pojawiają się po obu stronach. Pracownik potrzebuje również narzędzi, które pomogą mu w codziennych obowiązkach.

Szybsze osiągnięcie produktywności pracownika.

Im dokładniejszy jest onboarding nowego pracownika, tym szybciej może on przystąpić do właściwej pracy. Jeśli ten proces pozostawia u pracownika wiele wątpliwości i pytań, to poświęci on dużo czasu na poszukiwanie odpowiedzi samemu lub z pomocą innych. Dobrym rozwiązaniem jest przygotowanie materiałów wprowadzających, które wyjaśnią mu funkcjonowanie firmy i jego rolę w zespole.

Większe zaangażowanie pracownika.

Specjaliści HR wskazują zaangażowanie pracownika jako klucz do wysokiej retencji pracowników. Gdy pracownik zrozumie cele swoje i firmy oraz zobaczy, co organizacja ma mu do zaoferowania, będzie bardziej skłonny zaangażować się w swoją rolę i włączyć w kulturę firmy.

Zaangażowani pracownicy to pracownicy, którzy starają się pracować wydajnie każdego dnia, bo identyfikują się z celami firmy. Dla organizacji oznacza to wyższe zyski, niższy wskaźnik rotacji, lepszą jakość produktów, lepsze opinie klientów, niższy wskaźnik absencji pracowników.

Każda firma układa plan wdrożenia pracownika według swoich potrzeb, celów i kultury organizacyjnej. Istnieje jednak kilka dobrych praktyk i ogólnych etapów procesu, które warto uwzględnić w swoim onboardingu.

Ostatnio coraz częściej słyszy się o candidate experience (CX), czyli dbaniu o pozytywne doświadczenia podczas rekrutacji nowych pracowników.

Po akceptacji oferty przez kandydata organizacja może nadal wpływać na jego nastawienie, samopoczucie, a także na późniejsze zaangażowanie. Proces preonboardingu jest etapem przejściowym, może zacząć się już po podpisaniu umowy i następnie przerodzić się w onboarding w trakcie pierwszego dnia pracy.

Mail lub krótka rozmowa telefoniczna wystarczą, aby przygotować pracownika do jego pierwszego dnia pracy i dać mu odczuć, że jest oczekiwanym członkiem zespołu.

Miłym gestem ze strony pracodawcy jest przesłanie personalizowanej paczki powitalnej. Jednak warto nie ograniczać się do tego. Zorganizowanie technicznych spotkań wdrażających pozwoli na płynny start nowej osoby. Takie podejście wnosi obustronne korzyści zarówno dla pracodawcy, jak i świeżo upieczonej programistki lub programisty. Dodatkowo takie spotkania pozwolą na budowanie dobrych relacji od samego początku. Ze względu na utrudnione tworzenie zespołów rozproszonych oraz pracę zdalną praktyka preonboardingu jest jeszcze bardziej uzasadniona.

Preonboarding pozwala na rozłożenie w czasie koniecznej do opanowania wiedzy. Nikt nie lubi uczucia przebodźcowania, a czasami tak właśnie kończą się nieudane procesy onboardingowe. W rezultacie mogą skutecznie odstraszyć nowo zatrudnioną osobę. Dobrze przeprowadzony preonboarding odciąży system poznawczy pracownika podczas pierwszego dnia oraz tygodnia pracy. Dzięki temu będzie mógł się bardziej skupić na swoich początkowych zadaniach.

Dodatkowym elementem preonboardingu może być przesłanie z wyprzedzeniem planu pierwszego dnia pracy. Pozwoli to kandydatowi przygotować się psychicznie na wszystkie spotkania oraz uniknąć elementów zaskoczenia. Sam pierwszy dzień w nowym otoczeniu generuje już wystarczająco dużo wrażeń. Jeśli chcemy przedstawić nową osobę całej firmie, poinformujmy ją wcześniej, w jaki sposób się to odbędzie.

Plan dnia oraz checklista będą również przydatne z punktu widzenia organizacji. W ten sposób możemy upewnić się, że wszystkie konieczne informacje zostały przekazane. To samo tyczy się koniecznych kont czy dostępów do systemów, które są niezbędne do pracy. Powinny one być przygotowane przed przybyciem nowej osoby, aby nie marnować jej pierwszych dni.

Czas preonboardingu jest ważnym momentem nie tylko dla nowego pracownika, ale również dla pracodawcy. Firma powinna dobrze się przygotować, aby zminimalizować koszty i czas potrzebny do uzyskania w pełni samodzielnego specjalisty. Tym samym może kontynuować dobre wrażenie, które zrobiła podczas rekrutacji.

Osoba odpowiedzialna za onboarding wita nowego pracownika i oprowadza go po biurze. Jeśli ma on przydzielonego opiekuna, wówczas to on angażuje się we wdrożenie swojego podopiecznego. Przygotowuje też dla niego miejsce pracy oraz wszystkie potrzebne rzeczy, takie jak klucze, kody, hasła, pakiet powitalny, jeśli nie został przekazany wcześniej, itp.

Jeśli w firmie funkcjonuje ścieżka szkoleniowa dla pracowników, to dobry moment na udostępnienie wszelkich przewodników, wskazówek dotyczących korzystania z urządzeń biurowych, oprogramowania, kanałów komunikacji itp.

O co szczególnie zadbać w pierwszym dniu pracy nowego członka zespołu? O to, żeby czuł się komfortowo. Warto przedstawić wszystkich pracowników i opowiedzieć o ich rolach z firmie. Dobrym pomysłem będzie kawa lub lunch, do udziału w którym zostaną zaproszeni wszyscy pracownicy.

Ważne jest, aby w pierwszym tygodniu zaangażować nowego członka zespołu do zadań. Może czuć się nieco zagubiony, ale jeśli otrzymuje wsparcie od opiekuna lub innej osoby, która jest gotowa odpowiadać na jego pytania i pomagać w aklimatyzacji, proces adaptacji do nowej roli przejdzie gładko. Warto umówić nowego pracownika na spotkanie z ważnymi osobami w organizacji, z którymi będzie współpracował. Dzieki spotkaniom z kierownikiem działu, kierownikami innych działów, kluczowymi osobami w zespole czy prezesem pracownik pozna lepiej strukturę organizacji, a przy okazji dowie się, kiedy, jak, gdzie i z kim planować spotkania. 

W pierwszym tygodniu rozwijane są cele krótko i długoterminowe oraz realizowane sesje szkoleniowe.

Onboarding pracownika nie kończy się na pierwszych dniach od momentu przekroczenia progu biura. Gdy nowy członek zespołu zaadaptuje się do swojej roli i środowiska firmowego, warto pracować nad jego rozwojem. Opracowanie jego ścieżki kariery w firmie będzie elementem angażującym i budującym poczucie przynależności do firmy. Dobrym sposobem na realizację tego kroku jest organizacja imprez ogólnofirmowych lub spotkań w mniejszym gronie. 

Najważniejszy w tym czasie jest jednak feedback. Rozmawiajmy z pracownikiem o tym jak czuje się w firmie. Pytajmy, czy ma wszystkie potrzebne zasoby. Przyjmujmy jego uwagi.

Zwykle programy onboardingowe trwają od jednego dnia do jednego miesiąca. W idealnym świecie taki proces mógłby trwać trzy miesiące, a nawet rok. Onboarding to długi i angażujący proces, w którym pracownik poznaje wszystkie aspekty swojej nowej roli i adaptuje się do niej. Szkolenie zawodowe, ustalanie celów, ale też poznanie kultury firmy i innych pracowników pomaga nowo zatrudnionemu szybko zaaklimatyzować się w nowym miejscu oraz pracować wydajnie i bezstresowo.

Onboarding zamknięty. Pracownik został w firmie. Zaczyna się codzienna praca. Skąd możemy być pewni, czy proces był skuteczny? Zawsze warto o to zapytać. Okazji do tego jest kilka: doroczne badania zaangażowania czy badania zaufania pracowników mogą przynieść nam tę wiedzę.

Nie musimy jednak czekać na termin badania ani wysyłać żadnych formularzy. O wrażenia dotyczące onboardingu może zapytać kierownik w trakcie jego trwania, w momencie zakończenia oraz jakiś czas po zakończeniu onboardingu. Czasem bezpośrednio od osoby, która przeszła cały proces można dostać najcenniejsze sugestie, wynikające z jego wcześniejszych doświadczeń lub obserwacji.

Błędem jest popadanie w rutynę. Dla nas to ten sam proces powtarzany cyklicznie, dla nowego człowieka, w tej konkretnej firmie, to coś nowego. Pamiętajmy, że o skuteczności wdrożenia nowego pracownika do pracy decyduje nie tylko to, czy dostał wiedzę, lecz także to, czy odnalazł się w kulturze i czy była ona taka, jaką mu obiecywano na etapie rekrutacji. Nikt nie chce być traktowany jako trybik w maszynie. Chcemy mieć poczucie, że miejsce, do którego trafiliśmy, jest naszym miejscem – pozwoli nam się rozwinąć, słucha tego, co mamy do powiedzenia, ale też będzie czerpać od nas to, co najlepsze.